PART OF LETTER

Jika Anda menulis alamat dalam Surat Resmi, maka kita harus memperhatikan hal-hal yang berkaitan dengan isi surat dan gaya surat yang ingin kita buat. Hal terpenting yang harus kita sangat kita perhatikan adalah apabila kita menggunakan gaya American English, maka secara keseluruhan surat, mulai dari awal hingga akhir harus seragam. Begitu pula apabila kita menggunakan gaya British English, maka keseluruhannya juga harus ada pada gaya bahasa yang sama.

Di bawah ini akan kami jelaskan cara pembuatan Business Letter dalam Bahasa Inggris.

---

1. Posisi Alamat Pengirim dan Tanggal

Pada British English, alamat dan tanggal diletakkan di sudut kanan atas seperti contoh di bawah ini:

Indonesia Sejahtera Selalu, PT 99 Jl. Belitung Jaya, Medan North Sumatra, INDONESIA 20223 Tel +626217335455 25 January 2012

Pada American English, alamat pengirim diletakkan di:

• Sebelah kiri, di bawah tanggal, atau
• Di akhir surat, di bawah tanda tangan

January 25, 2012 Indonesia Sejahtera Selalu, PT 99 Jl. Belitung Jaya, Medan North Sumatra, INDONESIA 20223 Tel +626217335455

atau

Sincerely   James Hutauruk Indonesia Sejahtera Selalu, PT 99 Jl. Belitung Jaya, Medan North Sumatra, INDONESIA 20223 Tel +626217335455

2. Alamat Penerima

Sebelum kita membahas posisi alamat penerima, ada baiknya perhatikan hal-hal berikut ini:

Urutan dalam penulisan Penerima dalam Bahasa Inggris adalah sebagai berikut:

Ms / Miss / Mrs / Mr / Dr ...
Nomor Rumah, jalan
Lokasi
Kode area
NEGARA (huruf besar semua)

Pada British English, letak penerima surat sejajar dengan tanggal seperti di bawah ini:

Mr. James Hunt 46B Park Avenue London 267BK GREAT BRITAIN

25 January 2012

Sedangkan pada American English, alamat penerima diletakkan 2 baris di bawah alamat pengirim (atau 2 baris dibawah tanggal jika alamat pengirim diletakkan dibawah tanda tangan).

January 25, 2012 Indonesia Sejahtera Selalu, PT 99 Jl. Belitung Jaya, Medan North Sumatra, INDONESIA 20223 Tel +626217335455 Mr. James Hunt 46B Park Avenue London 267BK GREAT BRITAIN

atau

January 25, 2012 Mr. James Hunt 46B Park Avenue London 267BK GREAT BRITAIN ---- isi surat ---- Sincerely   James Hutauruk Indonesia Sejahtera Selalu, PT 99 Jl. Belitung Jaya, Medan North Sumatra, INDONESIA 20223 Tel +626217335455

 3. Salam Pembuka

Di bawah ini akan kami jelaskan tata cara penulisan Salam Pembuka dalam aturan Business Letter dalam Bahasa Inggris. Ingat sekali lagi, kita harus konsisten, kalau tanggal, dalam gaya British English, maka keseluruhan surat harus dalam gaya yang sama. Begitu juga sebaliknya.

Jika Anda tahu nama orangnya:

Dear Ms / Miss / Mrs / Mr / Dr + Marga

Contoh: Dear Mr Miller

Anda juga dapat menuliskan nama lengkapnya, namun kita harus menghilangkan gelarnya (Mr/Mrs). Hal ini sangat berguna apabila Anda tidak mengetahui jenis kelaminnya.

Contoh: Dear Chris Miller

Jika Anda tidak tahu nama orangnya:

Ada beberapa cara untuk menuliskan Salam Pembuka apabila Anda tidak tahu nama orang yang Anda tuju, yaitu seperti di bawah ini:

a. British English

• Dear Sir / Dear Sirs   = Jika penerimanya laki-laki
• Dear Madam = Jika penerimanya perempuan
• Dear Sir or Madam  = Jika penerimanya tidak diketahui jenis kelaminnya

b. American English

• Gentlemen = Jika penerimanya laki-laki
• Ladies  = Jika penerimanya perempuan
• Ladies and Gentlemen = Jika penerimanya tidak diketahui jenis kelaminnya, atau
• To whom it may concern = Jika penerimanya tidak diketahui jenis kelaminnya

TANDA BACA

Pada British English, jangan gunakan tanda baca apapun, atau Anda dapat menggunakan koma

• Dear Mr Miller
• Dear Mr Miller,

Pada American English, gunakan tanda baca "titik dua"

• Dear Mr. Miller:

4. Perihal (Subjek)

Tujuan dari penulisan "Perihal" adalah agar si penerima surat mendapat gambaran tentang apa sebenarnya surat yang ia terima. Ada 3 (tiga) hal yang perlu Anda perhatikan dalam penulisan Perihal, yaitu:

• Gunakan "Subject:" atau "Re:"
• Tuliskan perihalnya dalam "Cetak Tebal" 
• Tulis Perihal dalam Huruf Besar

Perhatikan perbedaan penulisan "Perihal" antara British English dan American English seperti di bawah ini:

a. British English

Letaknya antara Salam Pembuka dan Isi Surat, seperti di bawah ini:

Dear Mr. Hunt Subject: Request No. 145 Referring to your ...

b. American English

Letaknya sebelum salam pembuka, seperti di bawah ini:

Subject: Request No. 145 Dear Mr. Hunt: Referring to your ...

5. Isi

Isi surat merupakan hal yang paling penting dalam Business Letter. Isinya harus betul-betul mewakili semua apa yang ingin Anda sampaikan. Jangan lupa pula untuk meletakkan tata krama. Berikut ini adalah panduannya:

• Awali dengan huruf besar setiap awal kalimat.
• Tulisan dalam Business Letter harus rata kiri.
• Berikan 1 spasi untuk tiap paragraf baru.

ISI

• Paragraf pertama: Pengantar dan alasan mengapa Anda menulis surat tersebut.
• Paragraf berikutnya: Jelaskan secara terperinci alasan Anda mengirimkan surat kepadanya, termasuk latar belakang, dan lain-lain yang dianggap perlu.
• Paragraf Terakhir: Simpulkan sekali lagi alasan Anda dan harapan kepada penerima surat

6. Salam Penutup

Salam Penutup sangat berhubungan erat dengan Salam Pembuka. Biasanya ada beberapa aturan main yang harus kita perhatikan. Penyajiannya juga berbeda antara British English dan American English seperti penjelasan berikut ini:

British English

• Jika Anda memakai nama penerima surat pada Salam Pembuka, maka salam penutupnya adalah "Yours sincerely" atau "Sincerely yours".
• Jika Anda tidak menggunakan nama penerima pada Salam Pembuka, maka Salam Penutupnya adalah "Yours faithfully" atau "Faithfully yours".

American English

Gunakan "Sincerely" atau "Sincerely yours", untuk semua kasus, yaitu mau Anda gunakan nama penerima ataupun tidak.

Dalam Email, Anda dapat gunakan berikut ini untuk Salam Penutupnya:

• Regards
• Kind regards
• Best wishes

7. Lampiran

Kadangkala kita sering mengirimkan surat beserta dengan lampirannya. Setidaknya ada dua cara untuk menyatakan bahwa surat kita tersebut memiliki lampiran, yaitu:

1. Menyebutkan satu persatu lampirannya, atau
2. Hanya menuliskan "Enclosure" tepat di bawah nama penanda tangan surat.

Kesimpulan:

Perhatikan gaya penulisan Business Letter "British English" di bawah ini:

	Indonesia Sejahtera Selalu, PT 99 Jl. Belitung Jaya, Medan North Sumatra, INDONESIA 20223 Tel +626217335455
Mr. James Hunt 46B Park Avenue London 267BK GREAT BRITAIN	25 January 2012
Dear Mr. Hunt Subject: Request No. 145 Referring to your request No. 145, we inform you that the materials you requested are out of stocks. Therefore, we recommend that you request our new product as we described in the enclosure. We thank you and look forward to hearing from you soon. Sincerely,   James Hutauruk Indonesia Sejahtera Selalu, PT 99 Jl. Belitung Jaya, Medan North Sumatra, INDONESIA 20223 Tel +626217335455  Enclosure

Perhatikan gaya penulisan Business Letter "American English" di bawah ini:

January 25, 2012 Indonesia Sejahtera Selalu, PT 99 Jl. Belitung Jaya, Medan North Sumatra, INDONESIA 20223 Tel +626217335455   Subject: Request No. 145 Dear Mr. Hunt: Referring to your request No. 145, we inform you that the materials you requested are out of stocks. Therefore, we recommend that you request our new product as we described in the enclosure. We thank you and look forward to hearing from you soon. Sincerely,   James Hutauruk Indonesia Sejahtera Selalu, PT 99 Jl. Belitung Jaya, Medan North Sumatra, INDONESIA 20223 Tel +626217335455  Enclosure

 

PREPOSITIONS

 

Prepositions – Time

English	Usage	Example
on	days of the week	on Monday
in	months / seasons time of day year after a certain period of time (when?)	in August / in winter in the morning in 2006 in an hour
at	for night for weekend a certain point of time (when?)	at night at the weekend at half past nine
since	from a certain point of time (past till now)	since 1980
for	over a certain period of time (past till now)	for 2 years
ago	a certain time in the past	2 years ago
before	earlier than a certain point of time	before 2004
to	telling the time	ten to six (5:50)
past	telling the time	ten past six (6:10)
to / till / until	marking the beginning and end of a period of time	from Monday to/till Friday
till / until	in the sense of how long something is going to last	He is on holiday until Friday.
by	in the sense of at the latest up to a certain time	I will be back by 6 o’clock. By 11 o'clock, I had read five pages.

 

Prepositions – Place (Position and Direction)

English	Usage	Example
in	room, building, street, town, country book, paper etc. car, taxi picture, world	in the kitchen, in London in the book in the car, in a taxi in the picture, in the world
at	meaning next to, by an object for table for events place where you are to do something typical (watch a film, study, work)	at the door, at the station at the table at a concert, at the party at the cinema, at school, at work
on	attached for a place with a river being on a surface for a certain side (left, right) for a floor in a house for public transport for television, radio	the picture on the wall London lies on the Thames. on the table on the left on the first floor on the bus, on a plane on TV, on the radio
by, next to, beside	left or right of somebody or something	Jane is standing by / next to / beside the car.
under	on the ground, lower than (or covered by) something else	the bag is under the table
below	lower than something else but above ground	the fish are below the surface
over	covered by something else meaning more than getting to the other side (also across) overcoming an obstacle	put a jacket over your shirt over 16 years of age walk over the bridge climb over the wall
above	higher than something else, but not directly over it	a path above the lake
across	getting to the other side (also over) getting to the other side	walk across the bridge swim across the lake
through	something with limits on top, bottom and the sides	drive through the tunnel
to	movement to person or building movement to a place or country for bed	go to the cinema go to London / Ireland go to bed
into	enter a room / a building	go into the kitchen / the house
towards	movement in the direction of something (but not directly to it)	go 5 steps towards the house
onto	movement to the top of something	jump onto the table
from	in the sense of where from	a flower from the garden

Other important Prepositions

English	Usage	Example
from	who gave it	a present from Jane
of	who/what does it belong to what does it show	a page of the book the picture of a palace
by	who made it	a book by Mark Twain
on	walking or riding on horseback entering a public transport vehicle	on foot, on horseback get on the bus
in	entering a car  / Taxi	get in the car
off	leaving a public transport vehicle	get off the train
out of	leaving a car  / Taxi	get out of the taxi
by	rise or fall of something travelling (other than walking or horseriding)	prices have risen by 10 percent by car, by bus
at	for age	she learned Russian at 45
about	for topics, meaning what about	we were talking about you